Av Ronny F. Sandvik, daglig leder i Innsamlingskontrollen
Profesjonell støtte uten regning – såkalt pro bono eller kompetansebasert frivillighet – er en uvurderlig ressurs for mange ideelle organisasjoner. Enten det gjelder gratis juridisk bistand, IT-utvikling, PR-rådgivning eller gratis annonseplass, bidrar dette til at mer av de innsamlede midlene kan gå direkte til formålet.
Samtidig står organisasjonene overfor viktige spørsmål: Hvordan skal vi verdsette disse tjenestene? Hva krever regnskapsreglene? Og hvordan påvirker det organisasjonens nøkkeltall?
Her er en gjennomgang av regelverket og god praksis for håndtering av pro bono og vederlagsfrie ytelser.
1. Hvilke tjenester og gaver gjelder dette for?
Det er viktig å skille mellom ordinær frivillig dugnad og profesjonelle pro bono-tjenester:
- Ordinær frivillig innsats: Innsats som å stå på stand, pakke utstyr eller rydde lokaler føres normalt ikke i regnskapet.
- Pro bono / kompetansebaserte tjenester: Tjenester som leveres av profesjonelle aktører innenfor deres fagfelt, f.eks. advokater, revisorer, IT-konsulenter, designbyråer, og som organisasjonen ellers måtte ha kjøpt i det åpne markedet. Føres normalt i regnskapet.
- Vederlagsfrie varer og ytelser: Gratis leie av lokaler, gratis annonseplass i medier, eller fysiske gaver/materiell til prosjekter. Føres normalt i regnskapet.
2. Hvordan beregner vi verdien av pro bono?
Hovedregelen for verdsettelse er virkelig verdi (markedsverdi):
Prinsippet: Hva ville denne tjenesten eller ytelsen ha kostet dersom organisasjonen måtte kjøpe den på ordinære, forretningsmessige vilkår?
Slik dokumenterer dere verdien:
- Innhent bekreftelse fra leverandøren: Be bedriften eller rådgiveren oppgi sin ordinære timepris/markedspris og totalt antall timer eller prosjektverdi.
- Nullfaktura / Avtale: En skriftlig avtale eller en faktura med 100% rabatt eller spesifisert pro bono-verdi fungerer som et utmerket bilag for regnskapet.
- Sjablong/Bransjestandard: Dersom leverandøren ikke oppgir eksakt pris, kan dere bruke en forsvarlig og dokumenterbar markedspris for tilsvarende tjenester i bransjen.
3. Hva er lovkravene og regnskapsreglene?
For organisasjoner som følger NRS(F) God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner og avlegger aktivitetsregnskap, gjelder følgende prinsipper:
- Bruttoprinsippet for transparens: Dersom en pro bono-tjeneste har vesentlig verdi og kan måles pålitelig, skal den i utgangspunktet inntektsføres som gave/tilskudd og kostnadsføres som en tilhørende driftskostnad i resultatregnskapet.
- Noteopplysninger: Dersom organisasjonen velger å ikke resultatføre verdien direkte, skal det gis fyllestgjørende opplysninger i notene til årsregnskapet om art og omfang av vesentlige vederlagsfrie tjenester og ytelser mottatt i løpet av året.
- Årsberetningen: Det er god praksis å omtale omfanget av pro bono-støtte og frivillig innsats i styrets årsberetning for å gi et rettvisende bilde av organisasjonens reelle ressurstilgang.
4. Finnes det noen grenser for verdi?
Det gjelder et generelt vesentlighetsprinsipp i regnskapsretten:
- Mindre og tilfeldige tjenester: Små ytelser eller enkle råd fra støttespillere trenger ikke verdsettes eller inntektsføres.
- Vesentlige avtaler: Større prosjekter, f.eks. et nytt IT-system til 200 000 kroner eller gratis rådgivning over tid, bør alltid verdsettes og dokumenteres.
Hva betyr dette for Innsamlingskontrollens nøkkeltall?
Hos Innsamlingskontrollen følger vi med på innsamlingsprosent, administrasjonsprosent og formålsprosent.
Dersom en organisasjon får store pro bono-tjenester knyttet til for eksempel administrasjon eller markedsføring, må regnskapsføringen være konsistent. Føres pro bono som kostnad og inntekt, vil det påvirke de totale driftskostnadene og dermed nøkkeltallene. Hvilket nøkkeltall som påvirkes bestemmes av hvilken kostnadskategori varen/tjenesten hører hjemme i. Det viktigste for oss i Innsamlingskontrollen er at praksisen er transparent, konsistent fra år til år, og godt forklart i notene. Husk at siden årsberetningen og regnskapet ofte er to separate dokument, bør pro bono beskrives begge steder.
Oppsummert: Sjekkliste for organisasjonen
- Avklar på forhånd: Inngå en enkel skriftlig avtale om pro bono-samarbeidet der antatt markedsverdi fremgår.
- Dokumenter bilagene: Ta vare på bekreftelser eller nullfakturaer fra leverandøren.
- Vurder vesentlighet: Er verdien betydelig for organisasjonens regnskap?
- Vær transparent: Gjør rede for verdiene enten i aktivitetsregnskapet eller i notene, slik at givere og offentligheten får et korrekt bilde av hva dere faktisk utretter.
Det er rom for skjønn, også i regnskap. Noen organisasjoner har så spesifikk drift at det ikke alltid er etablert en rettspraksis med to streker under svaret. Pro bono-verdier kan også gi et høyere beregningsgrunnlag for momskompensasjon. Les deg opp på reglene, hør med din regnskapsfører/revisor, ta en diskusjon med fagpersoner, inkludert oss i Innsamlingskontrollen, og ikke minst: følg ditt etiske kompass.