Av Christian Bjerre, Unitas Reiser
Hvor raskt kan dere finne ut hvem som befinner seg i et område dersom det plutselig oppstår politisk uro, ekstremvær, en naturkatastrofe eller en annen alvorlig hendelse?
Dette var blant spørsmålene som ble diskutert da Fundraising Norge nylig inviterte til frokostmøte om Duty of Care og sikkerhet på reise.
For organisasjoner som sender ansatte og frivillige ut i verden, handler Duty of Care i bunn og grunn om å ta vare på menneskene man har ansvar for. Det gjelder både før reisen starter, under oppholdet og dersom noe uforutsett skulle skje.
Når situasjonen endrer seg
Nyhetsbildet kan endre seg raskt. Politisk uro kan oppstå nærmest over natten. Ekstremvær kan gjøre områder utilgjengelige. Konflikter kan eskalere, og flytrafikk kan bli satt på bakken.
Når slike hendelser oppstår, melder det seg noen helt konkrete spørsmål:
- Har vi noen i området?
- Vet vi hvem de er og hvor de befinner seg?
- Kan vi raskt komme i kontakt med dem?
- Vet vi hvem som har ansvar for å følge opp?
Spørsmålene kan virke enkle. Likevel viser erfaring at informasjon om organisasjonens reisende ofte er spredt i flere systemer eller hos ulike personer. Reiseplaner kan ha blitt endret underveis, og deler av reisen kan være bestilt utenfor de ordinære rutinene.
Derfor handler Duty of Care om langt mer enn å håndtere en krise når den oppstår. Minst like viktig er arbeidet som gjøres på forhånd.
Fra planer til praksis
De fleste organisasjoner har beredskapsplaner og sikkerhetsrutiner. Den egentlige testen kommer når planene må tas i bruk.
Da er det verdt å spørre:
- Har vi en oppdatert oversikt over hvem som er på reise?
- Kan vi raskt se om noen befinner seg i nærheten av en hendelse?
- Hvordan varsler vi de reisende dersom situasjonen endrer seg?
- Hvem følger opp dersom noe skjer utenfor normal arbeidstid?
- Vet de reisende selv hvem de skal kontakte?
- Har vi rutiner for å bistå dersom reisen må endres på kort varsel?
Ofte er det ikke størrelsen på beredskapsplanen som avgjør hvor godt en organisasjon håndterer en hendelse. Det handler snarere om tilgang til oppdatert informasjon, tydelige ansvarsforhold og evnen til å kommunisere raskt når det gjelder.
Tre spørsmål før neste reise
Duty of Care kan høres ut som et omfattende sikkerhetsbegrep. I praksis kan man starte med noen helt grunnleggende spørsmål:
- Vet vi hvor personen er?
- Vil vi få vite det dersom vedkommende blir berørt av en alvorlig hendelse?
- Kan vi raskt komme i kontakt og hjelpe dersom det blir nødvendig?
Hvis svaret ikke er et tydelig ja på alle tre spørsmålene, kan det være et godt tidspunkt å se nærmere på organisasjonens rutiner for sikkerhet og beredskap på reise.
Christian Bjerre er Sales & Account Manager Nordic i Unitas Reiser.